بسیاری از ما نمی‌دانیم در غولی که برای خود به نام جلسات کاری ساخته‌ایم چگونه عمل کنیم. تنها چیزی که همه از آن مطمئنیم این است که چه درست و چه غلط و چه عادلانه و چه ناعادلانه، عملکرد ما در جلسات کلید پیشرفت شغلی ماست. حتی اگر هم کاملاً این‌گونه نباشد می‌توان گفت که عامل مهمی در رشد ما محسوب می‌شود.
اگر در موردش فکر کنید به نظر منطقی می‌رسد. جلسه موقعیتی است که خیلی بیشتر از موقعیت‌های دیگر شما در معرض دید و قضاوت همکارانتان از واحدها و مسئولیت‌های مختلف قرار می‌گیرید. توانایی شما برای ارتباط موثر مورد قضاوت قرار می‌گیرد. شما ممکن است اعتماد همکارانتان به خودتان را بسیار بالا ببرید یا اینکه آن را از بین ببرید. بنابراین به جا گذاشتن تأثیر مثبت در جلسات فاکتوری کلیدی در ساختن و حفظ اعتبار شماست.
ممکن است وقتی هم که کم تجربه هستیم این موضوع را متوجه شویم ولی سال‌های زیاد و اشتباهات زیادتر لازم است تا در این زمینه مهارت پیدا کنیم. در زیر ۵ رفتار اصلی ای که افراد را در جلسات موثرتر می‌سازد می‌خوانیم:
۱. پیام‌های کلیدی را منتقل کنید.
روی این اصل که زمان محدود است کار کنید. بسیار معمول است که افراد سخت‌کوش میزانی از جزئیات را ارائه می‌دهند که در نهایت مسئول جلسه را وادار می‌سازد حرف آن‌ها را در میانه راه قطع کند.
به یاد داشته باشید که در وهله اول، هر چه کمتر بگویید بهتر است.
در آماده سازی ای که برای جلسات انجام می‌دهید پیام‌های کلیدی ای که می‌خواهید بگویید را مشخص کنید و سعی کنید به قدری جزئیات در نظر بگیرید که برای ایجاد کردن سؤالات منطقی کافی باشد. این فرصتی برای شماست که پس از آن وقتی از شما سؤال پرسیده شد مقدار بیشتری اطلاعات بدهید تا دانشتان را به رخ بکشید.
۲. مطمئن باشید و اعتماد به نفس داشته باشید.
به عنوان یک رهبر یا مدیر در یک جلسه، شما برای یک فرد غافلگیر شده ارزشی قائل نخواهید بود. و بنابراین به عنوان یک شرکت‌کننده در جلسه باید در صحبت‌هایتان صریح و مطمئن باشید. لحظه‌ای که همکارانتان احساس کنند شما تردید دارید آن‌ها نیز در مسائلی که شما از آن‌ها مطمئنید تردید خواهند کرد.
اگر از شما سؤالی پرسیده شد که احساس کردید در آن زمان ظرفیت پاسخگویی به آن را ندارید آن را یادداشت کنید و همکار مربوطه را مطمئن کنید که پاسختان را در زمان کوتاهی پس از جلسه به او خواهید داد.
صراحت و اعتماد به نفس از مرحله آماده سازی شما نشأت می‌گیرد. بسیار دیده شده است که کارکنان خوب از تکالیف قبل از جلسه‌شان غفلت کرده و احساس مطمئن نبودن را در جلسه به بقیه القا کرده‌اند.
۳. مسابقه ندهید.
بسیار اتفاق افتاده که همکاران در جلسات وارد جنگی غیررسمی برای غلبه کردن بر یکدیگر می‌شوند. وارد این بازی نشوید. روی پیام‌های کلیدی خودتان تمرکز کنید، وارد مناظرات متناسب با موضوعات بشوید ولی با هر گونه رقابت یا سیاسی بازی که واضح است هدفی دیگر را دنبال می‌کند مخالفت کنید. ممکن است رقابت کردن به نظر وسوسه کننده باشد ولی ظرفیت شما برای حرف‌های و واقع‌گرا ماندن در این لحظات حساس باعث می‌شود شما در بازی بزرگ‌تری که ارزش برنده شدن را دارد برنده شوید.
۴. زمان‌بندی کنید.
اگر در موضوعاتی خاص خیلی زود صحبت کنید لحن کلی مکالمه ممکن است عوض شود و ممکن است احساس کنید که باید دوباره وارد موضوع شوید تا حرف‌های خود را واضح‌تر بگویید. از این اجتناب کنید. این به اعتبار شما لطمه می‌زند.
تکرار می‌کنیم که زمان‌بندی همه چیز است. شما این موقعیت را می‌شناسید: همه در جلسه در حال بیان نظراتشان راجع به یک موضوع هستند و بقیه روی شنیدن تمرکز کرده‌اند. به این دلیل است که زمان‌بندی گفتن چیزی که می‌خواهید بگویید در انتهای مکالمات حرکتی هوشمندانه است. با انجام این کار شما درکی روشن‌تر از تمام مسائل و نقطه نظرات مختلف خواهید داشت و در بهترین جایگاه برای بیان بهترین نظر یا بهترین جمع‌بندی برای مسئله خواهید بود. و به یاد داشته باشید که شما اگر چیزی برای گفتن در مورد یک مسئله نداشته باشید چیزی نباید بگویید. این باعث می‌شود تصور زیاد از حد حرف زدن از شما دور شود.
۵. زبان بدن را جدی بگیرید.
در مورد تأثیرات چندگانه زبان بدن بسیار گفته و نوشته شده است. اما موثرترین نوع زبان بدن، زبان بدن مثبت است. هیچ‌گاه قدرت سر تکان دادن را دست کم نگیرید.
موقعیت زیر را تصور کنید:
کسی در جلسه در حال گفتن نکته ایست که شما با آن موافق هستید. این کار را انجام دهید: صبر کنید تا با او ارتباط چشمی برقرار شود، به علامت موافقت سر خود را تکان دهید و در طول صحبت‌های بعدی آن شخص را زیر نظر بگیرید. به احتمال بسیار زیاد وی دائماً بر خواهد گشت تا شما را نگاه کند و تأییدتان را باز هم به دست آورد. بقیه افراد هم این مسئله را متوجه خواهند شد و احتمالاً فکر می‌کنند که این قدرت تأثیرگذاری شما را می‌رساند. برخلاف دنیای رقابتی ای که ما برای هم ساخته‌ایم بسیاری از انسان‌ها به دنبال جلب اعتماد هستند. شما می‌توانید روی این حساب کنید. البته سعی کنید زیاده‌روی نکنید تا بقیه در مورد درستی این کار شما شک نکنند. وقتی واقعاً به این تأیید اعتقاد دارید آن را این‌گونه بیان کنید.
امیدواریم که این نکات به شما کمک کند تا در مدت زمان کمتری یاد بگیرید که در جلسات چگونه تأثیرگذار عمل کنید.
