خلاقيت در مديريت مالی
مديريت در زمره علومى است كه با توجه به شرايط امروز دنيا و اهميتى كه در تمامى عرصه هاى اقتصادى، اجتماعى، فرهنگى، سياسى و.// داراست، توجهى ويژه را مى طلبد. بنابراين لازم است براى كسب موفقيت هرچه بيشتر در عرصه هايى كه بدان اشاره شد، عنايتى تام و تمام به آن نشان دهيم و تلاش كنيم با استفاده از شيوه ها و سازوكارهاى مناسب از اين علم در دستيابى به اهداف و برنامه هاى كلان كشور بهره ببريم. بى شك پرداختن به اين مهم از هر ديدگاه يا منظرى مى تواند علاوه بر اينكه يادآورى درباره جايگاه و موقعيت حساس اين علم باشد، قادر خواهد بود مديران و تمامى كسانى كه داراى مسئوليت هاى مختلفى در اداره امور هستند، بيش از پيش بر وظايفى كه بر عهده شان گذاشته شده واقف شوند.
اين گزارش تلاش مى كند نمونه اى از آخرين توصيه ها، راهكارها و يادآورى هايى را كه در زمينه علم مديريت بويژه مديريت مالى و اقتصادى كه شايد از اهميت و موقعيت حساس ترى نسبت به ساير عرصه ها داشته باشد را بررسى و يادآورى كند.
مديريت مالى بلندمدت
بسيارى از مديران مالى مايلند زمان بيشترى را به طرح ريزى - فكر كردن در زمينه تجارت و ارائه استراتژى بپردازند اما به همان نسبت آنها احساس فرورفتن در امور پيش پا افتاده اى مثل دفتردارى پايه ، تصحيح كدينگ اشتباه، نامه نگارى و ارائه صفحات گسترده بى حاصل دارند. لازم است اين وظايف همه جانبه را به يكسرى مراحل مديريتى تفكيك كرد. آن وقت مجبور نيستيد آنها را با قاعده خاصى انجام دهيد، بلكه شرايط ويژه كمك مى كند روى نخستين حوزه درست تمركز كنيد.
صاحب نظران مى گويند اولين قدم مؤثر توقف انجام كارى است كه در حال انجامش هستيد به طورى كه شما را براى مدتى كوتاه رها سازد. ملاحظه كنيد گزارش هايى را كه مى نويسيد، آيا مردم واقعاً از آنها استفاده مى كنند به منظور پى بردن به اين موضوع ارسال آنها را متوقف كنيد ببينيد آيا كسى توجه مى كند يا خير و از آن جدى تر در نظر گرفتن مهلت قانونى جهت انجام اين كار است. يك چهارم محاسبات مقايسه اى مديريت براى بودجه نويسى به حساب نمى آيد و ممكن است توسط مديران از قلم بيفتد.
به داده ها و اطلاعات موجود در واحد مالى نگاهى بيندازيد، آيا ممكن است آن را بيشتر تجزيه و تحليل كرده و به صورتى متفاوت در راستاى ارائه اطلاعات مفيد به مديران نشان دهيد اين موضوع نبايد پيچيده باشد. مثالى مى زنيم راجع به تجزيه و تحليل هاى يك مدير مالى جديد براى يك مؤسسه خيريه. او تحليل ساده اى از بودجه را نشان داد و آن مديران متحير شدند از اينكه سال ها راجع به اطلاعات مشابه مى پرسيدند و هميشه پاسخ شان اين بود «بسيار مشكل است.»
اكنون آنها دوباره مى توانستند به روند تصميم گيرى هايشان توجه نمايند و مقياس هاى مالى شفافى را جهت پروژه هاى در حال اتمام و در دست شروع توسعه بخشند. اين قدمى مهم براى آن مدير بود، چه اكنون نزد ساير مديران اعتبار دارد.
به ياد داشته باشيد بيهوده خواهد بود اگر واحدهاى مالى و ديگر كاركنان به خاطر اشتباهات توبيخ شوند. حتى اگر اشتباه توسط كاركنان غيرمالى صورت پذيرد. اين موضوع اعتماد به نفس ديگران را نسبت به انجام كارهايشان تضعيف مى كند. در عوض مى توانيد توانايى واحدمالى را در ازدياد ارزش و سود ثابت كنيد. به اين ترتيب كه از ديگران بخواهيد تغييراتى در شيوه انجام كارهايشان بدهند. بنابراين شما به دنبال علت اشتباهات باشيد. در يك مثال علت اشتباه در محاسبات، چاپ قديمى نمودار محاسباتى كاملاً تاريخ گذشته بود، به همين خاطر افراد كدهاى غلط را به كار مى بردند. ظرف چند سال كاركنان مالى مجموعه موصوف به سادگى اين كدها را اصلاح كردند. در مثالى ديگر، به تغييرى ساده در زمينه ايجاد گروه هايى خارج از واحد مالى به همراه كاهش تفسير كدها و نمايش فقط آنهايى كه مورد نياز بود، اشاره مى كنيم.
مرورى بر جايى كه هستيد
با بازنگرى بيشتر دريافت هاى بيشترى در زمينه تجارت و سازمان به دست مى آيد:
از مديران خارج از واحد مالى راجع به آنچه كه فكر مى كنند بپرسيد، اينجا ممكن است اطلاعات مفيدى به دست آوريد ولى ارزش اين عمل پيامى است كه از همراهى با ديگران به دست مى آوريد. قدم مهم گوش فرادادن به آنهاست و مستلزم اين است كه به همراه چند عمل پيگيرى شود. بنابراين با دقت طرح ريزى كنيد تا مؤثر واقع شود اما هيچ قولى در اين مرحله ندهيد. با گروه مالى صحبت كنيد و تعامل افراد گروه را با ساير واحدها و كاركنان سازمان مورد بررسى قرار دهيد. با گروه راجع به آنچه واحدهاى ديگر به شما گفته اند، بحث كنيد. به همراه آنها روند قدم به قدم تغيير شيوه هاى انجام كار را توسعه دهيد. مشاركت آنها احتمال تغيير مؤثر را بيشتر خواهد كرد.
مراحل گام به گام بهبود شيوه عملكرد مالى
صرفه جويى در وقت: سهولت و استانداردسازى كاهش زمان مصرفى در انجام امور جارى و پرداخت هاى جزيى هفتگى.
كاهش اشتباهات: آموزش كاربران به منظور كاهش اشتباهات كدينگ و ارائه اطلاعات قابل استناد به مديران /
بهبود كارآيى: استفاده بيشتر از پرداخت هاى الكترونيكى.
توجه به عوامل افزايش سود: يعنى اينكه به دنبال نكات مورد توجه مديران باشيد. تهيه گزارش را به جز مواردى خاص كنار بگذاريد و وقت تان را بيشتر به ارتباط با مديران براى ارائه گزارش هاى تنظيم شده اختصاص بدهيد.
شناخت تجارت: آموزش تجارت را جدى بگيريد اين موضوع هنگام اجراى يك پروژه جديد به كارتان مى آيد.
بانك اطلاعاتى: هميشه آماده ارائه اطلاعات و خدمات به مديران باشيد.
حاصل چنين روندى اين نتايج را به بار خواهد داشت:
* اين كه فناورى اطلاعات در كجا كاربرد مؤثرترى دارد
* جست وجوى راهكارهاى بهبود ارتباطات بين امور مالى و ساير واحدها
* توسعه نقش بخش مالى به نحوى كه نشان دهد، قادر به افزايش سود است.
* از آنجا كه واحدهاى مالى بيشترين وقتشان را صرف فرآيند معاملات مثل فاكتورهاى خريد مى كنند لازم است راه هايى را به منظور كاهش زمان مزبور بجوييد. مانند استاندارد كردن فرآيند آن.
به طور كلى اغلب فرآيندهاى درون سازمان ها رشد يافته اند به طورى كه بخش هاى مختلف امورشان را از راه هاى متفاوت انجام مى دهند.
امورى كه امكان بهبود دارند استفاده از پرداخت هاى الكترونيكى جهت حقوق و دستمزد، هزينه هاى كاركنان و پرداخت ها به تهيه كنندگان است كه مى تواند در وقت سازمان به منظور ارسال چك هاى امضايى صرفه جويى كند.
بيشتر كاركنان خارج از واحد مالى به دنبال گزارش هاى مفصل هستند در حالى كه تنها به يك عدد نياز دارند. به آنها كمك كنيد تا ضمن حفظ وقت شما، دسترسى بهتر و سريع ترى به اطلاعات داشته باشند.
همچنين تشريح بيشتر سامانه و فرآيندها بسيارى از سوء برداشت ها را برطرف مى كند.
تغييرات بزرگتر
برخى از مؤسسات خيريه به جاى پيچيده كردن روند كار خود تمايل به ادامه روند پيشرفت دارند. آنها توليد بسته هاى اطلاعاتى بودجه اى را كه باعث به ستوه آمدن مديران در طول پائيز و زمستان مى شود، متوقف كرده اند.
به گمان اكثر سازمانها كل فرآيند بودجه نويسى ماه ها و ساعت ها وقت مديريت را مى گيرد. با اين حال هنوز نسبت به ارزش به دست آمده از اين فرآيند ترديد وجود دارد. بهترين كار اين است كه آنگاه شما اين سؤال را از مديران بپرسيد: «چه چيزى جديد و متفاوت است » كارشناسان در اين مورد راهنماى مفيد تهيه شده توسط CIPFA RSL ، Panel Bullentin تاريخ فوريه ،۲۰۰۴ يعنى چهار عنصر كليدى FD (Finance Department) را پيشنهاد مى دهند:
* نگهدارى و پشتيبانى قوى از مديريت مالى توسط كنترل هاى مالى مؤثر و مديريت محكم و خطرپذير.
* رهبرى و مديريت ادارى مالى مؤثر و پاسخگو، فراهم كردن حمايت مالى و راهنمايى تمام كاركنان در خصوص انجام وظايفشان.
* افزايش مشاركت و همكارى بين مديريت و رهبرى شامل پشتيبانى و مشاوره اعضاى هيأت مديره.
* بسيارى از حسابداران ماهر توانايى به عهده گرفتن اين وظيفه را دارند. مثل تجزيه و تحليل داده ها، فهم سامانه ها و كنترل ها، توانايى تنظيم روش ها و درك جريان كارى.
علاوه بر اين، آنها در زمينه دانش فنى در خصوص استفاده از نرم افزار خاصى متبحر مى شوند و يا در زمينه ماليات و VAT آموزش مى بينند.
امروزه مهارت هاى اضافه ترى را مى طلبد: تحليلگر اجرايى، مربى، مدير آگاه، راهنماى فنى ـ رهبر و استراتژيست.
شما بايد اين مهارت ها را در طول مدت آموزش خود همراه با تمرين توسعه دهيد. بنابراين محيطى ايجاد نماييد تا راهكار بلندمدت شما پذيرفته شود. اثبات اين كه شما از تجارت سررشته داريد، بهترين گزينه دستيابى به اين موضوع است.
برخى افراد غيرمالى از اين كه حسابداران با اعتماد به نفس راجع به جنبه عملياتى سازمان صحبت مى كنند شگفت زده مى شوند.
اين كار تنها با گوش فرادادن و ياد گرفتن به دست مى آيد كه باعث افزايش دانستنى هاى شما شده و به توسعه مهارت هاى جديد شما نيز كمك مى كند.
