مدیریت کردن مهمترین کارمندتان: خودتان!
کسبوکار یعنی مدیریت کردن افراد اما مهمترین فردی که لازم است مدیریت کنید همیشه خودتان هستید. در ادامه چند قاعده آمده است برای اینکه حداکثر کارایی را از خود نشان دهید، صرفنظر از اینکه در کدام مرحله از مسیر شغلی خود قرار دارید.
1) نقاط قوت و ضعف خود را ارزیابی کنید.
هیچکس در همه چیز خوب نیست و این شامل حال شما هم میشود؛ بنابراین، مانند آنچه در مورد فردی که بهتازگی استخدام کردهاید انجام میدهید، لازم است ابتدا زمینههایی را که بهاحتمالزیاد در آنها موفق خواهید بود (نقاط قوتتان) و حوزههایی را که احتمالاً در آنها نیاز به کمک گرفتن از دیگران دارید (نقاط ضعفتان) ارزیابی کنید.
این کار بیش ازآنچه به نظر میرسد چالشبرانگیز خواهد بود، زیرا که دیدی که خودتان نسبت به تواناییهایتان دارید همیشه با سوگیری همراه است. متأسفانه، میلیونها انسان در دنیا پیدا میشوند که بهاشتباه فکر میکنند بزرگترین نقاط ضعفشان بزرگترین نقاط قوتشان هست.
سادهترین راه برای اینکه به شکلی بیطرفانه و واقعبینانه نقاط قوت و ضعف خود را ارزیابی کنید این است که برای این کار از فردی کمک بگیرید که به او اعتماد دارید، شما را در عمل دیده است و مهمتر از همه، حاضر است با شما صادق باشد.
شاید بهترین فرد برای این کار یکی از همکاران سابقتان باشد که هیچ دلیلی برای زیبا جلوه دادن مشاهدات خود ندارد. این فرد احتمالاً میتواند بینشی را نیز برای شما فراهم کند و کمک کند به شناخت بهتری از خود دست پیدا کنید.
زمانی که به یک تصویر واقعبینانه از خود دست پیدا کردید، این سؤال را از خود بپرسید: «اگر قرار بود من این فرد را مدیریت کنم، چگونه از نقاط قوتش بهره میبردم و نقاط ضعفش را پوشش میدادم؟»
پاسخ به این سؤال را بهعنوان مبنایی جهت بهکارگیری آنچه در ادامه متن آمده است، در نظر بگیرید.
2) دو دسته اهداف متعادل و چالشبرانگیز برای خود تعریف کنید.
همانطور که هر مدیری میداند، مشخص کردن اهداف و مأموریتهایی برای هر یک از کارمندان مطمئناً امری ضروری است. بااینوجود هدفگذاری ممکن است کار سادهای نباشد، زیرا اگر اهدافی که تعیین میکنید بیشازحد ساده باشند، کارکنان حداقل توانشان را به کار خواهند بست، اما اگر بیشازحد هم دشوار باشند، کارکنان دلسرد خواهند شد.
بهترین راه برای حل این معضل این است که دو دسته از اهداف داشته باشید: یک دسته حداقلی که دربرگیرنده چیزهایی است که میتوانید به شکل متعادلی از خود انتظار داشته باشید و اهداف چالشبرانگیز که دشوار اما درعینحال دستیافتنی هستند.
چالش مدیریتی در اینجا تشخیص این دو از هم است. خوشبختانه یک راه ساده وجود دارد تا دریابید آیا اهداف مطمئناً متعادل یا احتمالاً دستیافتنی هستند: گامهای لازم برای تحقق هدف را زمانبندی کنید.
برای اهداف متعادل میتوان گامهایی با بازههای زمانی بلندتری تعریف کرد بهطوریکه این اطمینان را خواهید داشت درهرصورت میتوانید هر گام را کامل کنید. اهداف چالشبرانگیز همیشه نیازمند گامهایی با بازههای زمانی فشردهتر خواهند بود و برای تحققشان لازم است هر چیزی طبق برنامه زمانبندی پیش رود.
بهعبارتدیگر، تفاوت بین اهداف مطمئناً متعادل و احتمالاً دستیافتنی مسئله زمان است. اگر موعد مقرر برای دستیابی به یک هدف متعادل را کاهش دهید آن به یک هدف چالشبرانگیز تبدیل میشود و بالعکس.
بر این اساس اهدافتان را تنظیم کنید.
3) از مدیریت ذرهبینی خود دست بکشید.
هیچچیزی سریعتر از مدیری که همیشه بالا سر کارکنان است و به آنها میگوید دقیقاً چه باید بکنند، آنها را به ورطه دیوانگی نمیکشاند. بااینوجود، درحالیکه اغلب افراد از این مسئله آگاه هستند، بسیاری با بیفکری فعالیتهای خودشان را با مدیریت ذرهبینی پیش میبرند.
خود را مدیریت ذرهبینی کردن در قالب فهرست انجام کارهایی ظاهر میشود که روزبهروز بزرگ و بزرگتر میشوند تا جایی که هیچکسی قادر نخواهد بود تمام آن کارها را انجام دهد. چاره کار این است که بهجای فکر کردن به کارهایی که باید انجام دهید به نتایجی فکر کنید که میخواهید به دست آورید.
بهجای یک فهرست انجام کارها، یک فهرست دستاوردهای مورد انتظار داشته باشید. آنگاه همینطور که به هر موردی میرسید میتواند سریعترین و سادهترین راه برای تحقق آن را پیدا کنید. دراینبین، اشکالی ندارد اجازه دهید چیزهایی هم نادیده گرفته شوند.
یک نکته مهم: چیزهایی که نادیده گرفته میشوند درواقع از اول هم آنچنان مهم نبودهاند. زمانی که روی چیزهای واقعاً مهم (بهجای فهرستی از کارها) تمرکز کنید تقریباً تمام موارد واقعاً مهم اولازهمه به انجام میرسند.
4) بهطور منظم عملکرد خود را ارزیابی کنید.
دلیلی وجود دارد که اغلب شرکتها ارزیابی عملکرد دارند. این کار هم به مدیران و هم کارکنان کمک میکند دریابند چه چیزهای موفق (و چه چیزهایی ناموفق) بوده است و چه کارهایی لازم است انجام شود تا بتوان در آینده به موفقیت رسید.
دیوانگی است که به امید کس دیگری باشید (مثلاً یک مدیر دیگر) تا این خدمت اساسی را برای شما فراهم کند. درواقع، تنها چیزی که دیوانهوارتر است این است که اصلاً ارزیابی عملکردی نداشته باشید.
اگر میخواهید خود را بهخوبی مدیریت کنید، حتماً باید فرایندی رسمی تدوین کنید تا اهدافی را که از قبل تعیین کردهاید در نظر بگیرید، آنچه را که به آن دستیافتهاید با آن اهداف مقایسه کنید و سپس اهداف را تطبیق دهید.
اگر این کار را نکنید و برای اینکه دریابید آیا علمکردتان آنگونه دوست دارید هست صرفاً بر شهود خود تکیه کنید، مطمئناً سرانجام (و احتمالاً بهسرعت) از مسیر خارج خواهید شد.
5) عواطف خود را مدیریت کنید.
مدیریت کارکنان بیشازحد عاطفی امری دشوار است. آنها به شکلی غیرمنتظره عصبانی میشوند یا برای روزها در وضعیت منفعل و پرخاشگرانه در تبوتاب هستند. وقتی میخواهید خودتان را مدیریت کنید، مطمئناً دوست ندارید که چنین کارمندی باشید.
یک ترفند برای کنترل عواطفتان این است که عواطف خود را بهعنوان آنچه در واکنش به وقایع احساس میکنید نپندارید. در عوض، عواطفتان را بهمنزله رفتارهایی بگیرید که در واکنش به رویدادها از شما سر میزند.
تفاوت این دو امری بسیار مهم است: آنچه احساس میکنید همیشه خارج از کنترل شماست. برای مثال، اگر هوا سرد باشد، احساس سرما خواهید کرد. در مقابل، آنچه انجام میدهید همیشه در کنترل شماست و این امکان را دارید که تصمیم بگیرید آیا واقعاً میخواهید آن رفتار را انجام دهید.
برای مثال، فرض کنید یک مشتری مهم را ازدستدادهاید. هنگامیکه از عینک رفتار به عواطف بنگرید، در خواهید یافت انتخاب با شماست که با ترس و خشم واکنش نشان دهید («لعنت به این اوضاع!») یا با کنجکاوی و فکر مسئله را بررسی کنید («چرا ما آنها را از دست دادیم؟»)
این مسئله در مورد عواطف مثبت نیز صادق است. اگر تنها درنتیجه برخی رویدادهای خارجی و خارج از اختیار شادی را تجربه کنید، خودتان را محدود کردهاید. در مقابل، اگر تصمیم بگیرید هر روز شادی «کنید»، چنین خواهید کرد.
6) مسئولیت تصمیمات خود را بپذیرید.
شاید متوجه شده باشید که پنج گام قبلی همه به تصمیمگیری مربوط میشدند. این کار عمدی بود زیرا که اساساً کار هر مدیر خوبی تصمیمگیری است. بااینحال، جنبه دیگر تصمیمگیری پذیرفتن مسئولیت نتایج آن است.
هیچچیزی آزاردهندهتر از این است که کارمندی نتواند چیزی را به انجام رساند و سپس تلاش کند تقصیر را به گردن کسی یا چیز دیگری بیندازد؛ اما با کمال تعجب، بسیاری از افراد این رفتار را در مورد خودشان تحمل میکنند.
درحالیکه شما کنترلی بر وقایع ندارید، تصمیماتی که در واکنش به آن وقایع میگیرید (و گرفتید) در کنترل شماست. آنها تصمیمات شما بودهاند (و هستند) و نتایج آن تصمیمات به شما تعلق دارند و نه کس دیگری.
رهبران فوقالعاده همه از این امر آگاه هستند. آنها هیچگاه انگشت تقصیر بهسوی کسی دراز نمیکنند و در عوض راه آینده را نشان میدهند.
