موضوع صف و ستاد یکی از موضوعات مهم در مدیریت سازمانهای بزرگ است و هر انداز سازمانها بزرگتر و پیچیده تر شوند وجود صف و ستاد ، تشخیص وظایف هر یک و روابط بین آنها از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود.
در سازمانهای کوچک و ساده اصولا موضوعی به نام صف و ستاد مطرح نیست در این سازمانها یک مدیر به تنهایی قادر است افراد زیر دست خود را سازماندهی کند و رهبری آنها را در همه زمینه ها به عهده گیرد وقتی سازمان گسترده میشود و تخصصهای مختلف در آن شکل می کیرد ، یک مدیر قدرت هماهنگی و فرماندهی را در همه زمینه ها و بدون کمکهای جنبی و تخصصی از افرادی دیگر نمیتواند داشته باشد زیرا که اولا عمر انسان برای فراگیری همه تخصصها و مهارتها کفایت نمیکند ثانیا قدرت و حیطه کنترل و مدیریت یک فرد محدود است بدین ترتیب قسمتهایی به نام ستاد که کار آن کمک به مدیریت است به وجود می آید.
صف و وظایف آن
بحثهای زیادی که دربازه صف و ستاد و وظایف آنها وجود دارد نشان دهنده این واقعیت است که تشخیص صف و ستاد به طور کاملا مشخص و دقیق امکان پذیر نیست و یا حداقل مشکل است اما می توان در یک چارچوب کلی و ظایف آنها را از یکدیگر جدا کرد.
فعالیت های صف در یک سازمان فعالیت هایی هستند که مستقیما در تامین هدفهای آن سازمان نقش تعیین کنند دارند مثلا در سازمانهای صنعتی همیشه واحدهای مربوط به تولید و فروش و بعضا واحدهای تحقیقات و گسترش و امور مالی که مستقیما با هدف سازمان یعنی ارائه کالا به بازار و به دست آوردن منافع ارتباط پیدا میکنند واحدهای صف به حساب می آیند . در بیمارستانها عملیتات طبی و پرستاری جزو فعالیت های صف محسوب میگردند.
از نظر زمانی فعالیتهای صف زودتر نقش خود را در موفقیت سازمان نمایان می سازند و شروع آن نیز همواره قبل از فعالیت های ستاد میباشد.
از نظر فرماندهی و نظارت واحدهای صف بر واحدها و بخش های مادون خود فرماندهی و نظارت مستقیم دارند بدین ترتیب که دستورات را خود صادر می کنند و گزارش کارها را نیز مستقیما دریافت میدارند.
ستاد و وظایف آن
فعالیت های ستاد در یک سازمان فعالیت هایی هستند که به طور غیر مستقیم در تامین هدفهای سازمان نقش دارند بنابراین در یک سازمان واحدهای برنامه ریزی کارگزینی ونظایر آن جزو واحدهای ستادی محسوب می شوند. به عبارت دیگر آنجه که خارج از وظایف صف باشد در چارچوب وظایف ستاد قرار میگیرد.
از نظر زمانی واحدهای ستادی و کار ستاد باید پس از تعیین کار و فعالیت های صف مشخص گردد، مثلا در یک دانشگاه ابتدا باید تعداد دانشجویان و استادان برای امر آموزش روشن شود ، آنگاه نوع کارگزینی و تعداد پرسنل آن مورد بررسی قرار گیرد.
اثرات فعالیت های ستادی برخلاف فعالیت های صف در دراز مدت خود را نشان میدهد بنابراین گاهی حذف آنها نیز ممکن است فورا روی میزان و نوع محصول یا خدمات تاثی چشمگیر نگذارد.
واحدهای ستادی بر واحدهای صف فرماندهی و نظارت مستقیم ندارند ، بلکه نظرات و پیشنهادات آنها از طریق واحدهای صف و با رعایت سلسله مراتب ابلاغ می گردد. به عبارت دیگر وظایف واحدهای صف وظایف اجرائی است، در حالی که وظایف واحدهای ستاد وظایف مشورتی ، برنامه ریزی و خدمات تخصصی برای کمک به اجرای وظایف صف میباشد.
این توضیح نباید نسبت به لزوم واحدهای ستادی و اهمیت آن تردید به وجود آورد اصولا بخشی از وظایف چنانچه به عهده واحدهای صف گذارده شود نمیتواند درست و دقیق صورت گیرد ، مثلا ارزیابی کار سازمان توسط رئیس سازمان از طریق واحدهای ستادی انجام می شود و این بخصوص از آن جهت اهمیت دارد که اینکار باید بی طرفانه و منصفانه انجام گیرد، در حالی که ارزیابی کار سازمان توسط واحدهای صف که خود مسئول اجرای عملیات و حصول نتایج هستند نمیتواند جدا از قضاوتهای مسئولان صف و بی طرفانه صورت پذیرد.
انواع سازمان های صف و ستاد
به طور کلی سه نوع سازمان اصلی مطرح شده است که عبارتند از " سازمان صف " ، " سازمان ستاد " ، یا " سازمان تخصصی " و" سازمان صف وستاد"
